خیلی سریع اقدام کنید

خیلی سریع اقدام کنید

 

در مواقعی که بین دو کارمند از مجموعه شما مشکلی پیش می آید اولین نکته ای که باید رعایت کنید این است که خیلی سریع برای حل مشکل و مدیریت آن اقدام کنید ،  تا آسیب دائمی به روحیه، بهره ‌وری و به طور کل شرکت ‌‌تان وارد نشود.

 

از هر دو طرف راهکار بخواهید :

اگر در محیط کار دو نفر از کارمندان با هم اختلاف ‌نظر دارند و این اختلاف بر کارشان تاثیر منفی می ‌گذارد، شما وظیفه دارید که ابتدا خیلی خوب به حرف های شان گوش دهید و به آن ها فرصتی برای خالی کردن خشم شان بدهید؛ اما هرگز اجازه ندهید که از فرد مقابل شان بد بگویند یا شکایت کنند. شما به عنوان مدیر مجموعه وظیفه دارید که از آن ‌ها بخواهید که با راهکارهای پیشنهادی در جلسه حاضر شوند تا گفتگویی سازنده داشته باشید. البته که نمی توان مطمئن بود که راه ‌حل و تغییرهای پیشنهادی ‌شان اثرگذار باشد؛ اما شما با پیشنهاد انجام چنین کاری آن ها را تشویق می کنید که فقط روی مشکل تمرکز نکنند و به جای آن دنبال راهکار باشند. تخلیه احساسات منفی، سالم ‌ترین بخش این فرایند است؛ اما پس از آن باید برای یافتن راه ‌حل تلاش کنید.

 

از هیچکس طرفداری نکنید :

در بسیاری از محیط های کاری دیده می شود که مدیران با کارمندان شان دوست هستند و روابطی صمیمی دارند این خود عاملیست که سبب می شود مدیریت‌ اختلاف بین یکی از این دوستان با کارمند دیگر دردسرساز شود. احتمالا کارمند دیگر بسیار حساس شود که آیا با او هم مثل دوستان تان رفتار می ‌کنید یا نه. یکی از مهم ترین استراتژی های مدیریت اختلاف در محیط کار است که با همه کارمندان عادلانه رفتار کنید و طرف هیچکس را نگیرید.

سعی کنید زمانی که خارج از اداره هستید، همه روابط با دوستان تان باید مربوط به مسائل غیرکاری باشد یا حداقل بدون حضور طرف دیگر از صحبت با دوستتان درباره مورد اختلاف خودداری کنید.

 

اجازه دهید حرف ‌شان را بزنند :

تعداد کمی از اختلاف‌ های محل کار با دخالت مدیر حل می ‌شوند. در صورتی که مدیر ریزبینی باشید، واسطه ‌گری شما هیچ نتیجه ‌ای در حل اختلاف در محیط کار نخواهد داشت. به همین دلیل بهتر است کارمندانی که مشکل دارند را به حل کردن اختلاف ها به دست خودشان تشویق کنید. یکی از مناسب ترین راهکارها در مدیریت اختلاف این است که با هر یک از طرفین دعوا به صوت کاملا جداگانه و سپس با حضور هم صحبت کنید و سپس آن ‌‌ها را تنها بگذارید تا با هم گفتگو کنند. زمانی که شخص سومی حضور نداشته باشد که بخواهند حقانیت خود را به او ثابت کنند، خودشان راهی برای پر کردن این فاصله و شناخت بهتر یکدیگر پیدا می ‌کنند. این دو نفر باید آرام آرام و بدون ناظر با یکدیگر همکاری کنند و خیلی خوب است که هرچه سریع‌ تر آن‌ ها را در این مسیر قرار دهید.

ماهانه با هر کارمند جلسات دو نفره داشته باشید :

زمانی که کارفرما از کار و شرح وظایف هریک از کارمندان اطلاعات مستمر نداشته باشد، طبیعی است که از اختلاف ‌های محل کار خبردار نمی ‌شود. به همین دلیل به شما توصیه می کنمم که هر ماه با تک ‌‌تک کارمندان جلسه ای کوتاه داشته باشید و به آن ها اجازه دهید که نیازهای شان را بیان کنند. در این زمینه تجربیات زیادی وجود دارد و براساس آن ها می توان گفت که جلسات ماهانه 30 دقیقه‌ ای و دو نفره مدیر با هر کارمند بسیار مفید است.

 

این جلسات خصوصی هستند و کارمند می‌ تواند مشکلات شخصی و تیمی‌ اش را با مدیر درمیان بگذارد و مدیر هم می ‌تواند تجربه، نظر و نوع کمک شرکت به آن فرد را بیان کند. به این ترتیب، هر دو طرف می ‌توانند مشکلات و نگرانی‌های شان را بدون ایجاد مزاحمت برای سایر اعضای تیم با هم درمیان بگذارند. البته در نظر داشته باشید که هر مسئله بد و خوبی که در این جلسات درباره ی آن ها صحبت می شود در همان اتاق می ‌ماند و هیچ شخص دیگری از آن باخبر نمی‌ شود.

 

مستند سازی کنید تا کارمندان تقصیر را به گردن هم نیندازند :

زمانی که یک شرکت یا سازمان به مشکل برمی خورد، معمولا یک کارمند مقصر دانسته می شود و همه ایجاد این معضل را نتیجه تصمیم‌ های اشتباه آن می دانند. اغلب وقتی کل فرایند شکست می ‌خورد کارمندان به‌ راحتی می ‌توانند یکدیگر را مقصر کنند. بهتر است شما به عنوان مدیر یک مجموعه تمام کارها را مستند سازی کنید. این گونه زمانی که تمام افراد تیم به دلیل اشتباه یک فرد مجازات می شوند این طور احساس نمی کنند که در حق ‌شان بی ‌احترامی و اجحاف شده است چرا که همه به یک اندازه در شکست مقصر هستند و همین منجر به تغییرات مثبت در روند کار می ‌شود و اختلاف میان اعضا از بین می ‌رود . زمانی که این کار را آغاز کنید تمام اعضای تیم فرصت کمک به این مستندسازی را دارند و آن را وظیفه خود می ‌دانند.

از رویکرد بدون تنبیه استفاده کنید :

زمانی که طرفین دعوا این تصور را داشته باشند که فرد بازنده تنبیه می‌ شود، احتمالا اختلاف ‌ها شدیدتر شده و اوج می گیرند. اگر آن‌ ها را متقاعد کنید که این راهکار فقط گامی برای اجتناب از شکست و مشکلات در آینده است، آن وقت می ‌بینید که فورا به راهکار مناسب می ‌رسند و به جای مقصر دانستن و یا گرفتن حالت تدافعی به‌ خود، فقط به تعیین این فاصله‌ ها و پر کردن آن‌ ها فکر می ‌کنند.

 

بر مشکل تمرکز کنید، نه بر شخص :

هرگز حمله نکنید. حمله کردن به یکی از طرفین، اختلاف آن ها را عمیق ‌تر می کند و سبب می شود که دیگر به دنبال راهکار نروند. به همین دلیل طرفین اختلاف باید روی مسئله مورد بحث تمرکز کنند و تا حد ممکن از بیان کلمات و جملات نامناسب اجتناب کنند. بهترین راه گفتگوی آرام و مدیریت اختلاف در محیط کار بررسی موارد مورد توافق و مورد اختلاف است؛ البته نه این ‌که همه مشکلات را گردن یک نفر بیندازیم. همه ما اختلاف‌هایی با دیگران داریم؛ اما نباید اجازه دهیم مشاجره‌ ها شدت یابند.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *