سیستم سازی کسب و کار چیست


سیستم سازی کسب و کار چیست؟

برای آگاهی از سیستم سازی کسب و کار به این سوالات فکر کنید:

  • شما برای کسب کارتان کار می کنید یا کسب و کار برای شما؟
  • اگر خودتان همه کارها را انجام ندهید؛ آیا کارها به درستی پیش می رود؟
  • جزئیات و امور کاری بیزینس تان، وقت شما را در طی روز می گیرد؟
  • آیا در طول سال میتوانید هر زمان که دوست داشتید کار را رها کرده و به مسافرت بروید؛ بدون آنکه نیاز به کنترل امور کسب و کارتان از راه دور داشته باشید؟
  • با وجود استخدام کارمند با حقوق مناسب، بهره وری لازم را ندارید؟

راه حل تمامی این مشکلات در سیستم سازی کسب و کار خلاصه می شود.

سیستم سازی کسب و کار مجموعه ای از مهارت ها و تکنیک هایی است که کسب و کار را تبدیل به یک ماشین با اجزا و چرخ دنده های منظم می کند. این چرخ دنده ها نه آنقدر سفت و خشک هستند که با هم درگیر شوند و موجب آسیب برساندن به هم شوند، و نه انقدر اضافه روغن کاری شدند که هرز بچرخند و از پیشروی سیستم جلوگیری کنند.

سیستم سازی چیست؟

شاید برای شما هم به عنوان مدیر مجموعه ای پیش آمده باشد که اگر به هر دلیلی برای مدتی نتوانید در سازمان تان حضور داشته باشید؛ تمامی کارها مختل شده و نظم کاری تان بهم بخورد. اما اگر اقدام به سیستم سازی کسب و کار نمایید؛ باعث می شود که حتی در صورت عدم حضور شما، تمامی نیروها وظایف شان را به درستی انجام دهند.

آموزش سیستم سازی کسب و کار

برای سیستم سازی کسب و کار باید آیتم های زیر را اجرا نمایید.

  •  تفکر سیستمی
  •  عدم مدیریت سلیقه ای
  • ارزیابی شاخص کاری
  •  ارزیابی کارمندان
  •  استخدام هدفمند نیرو
  •  توسعه نیرو
  •  چارت سازمانی
  • شرح شغل
  •  دستور العمل
  • عدم وابستگی به فرد

تفکر سیستمی

اولین گام برای اجرای سیستم سازی کسب و کار، تغییر نگرش مدیر مجموعه است. شما به عنوان مدیر کسب و کار باید تفکر سیستمی داشته باشید تا بتوانید با اجرای آن موجب رشد تجارت تان شوید.

عدم مدیریت سلیقه ای

یکی از بزرگترین مشکلات در بخش مدیریت، اعمال تصمیمات سلیقه ای می باشد. این موضوع در تمامی امور مدیریت یک کسب و کار خود را نشان می دهد و موجب ایجاد مشکلات بزرگی می شود.

ارزیابی شاخص کاری

برای آنکه بتوانید از مدیریت سلیقه ای در کسب و کارتان جلوگیری نمایید، باید اقدام به طراحی شاخص و معیار نمایید تا در هر موضوعی بر اساس معیار تعیین شده تصمیم گیری شود.

ارزیابی کارمندان

موضوع حائز اهمیت دیگر در مسیر سیستم سازی کسب و کار، ارزیابی اصولی کارمندان است که باید با توجه به شاخص و معیار طراحی شده مورد بررسی قرار گیرند.

استخدام هدفمند نیرو

یکی دیگر از ارکان مهم برای مدیریت صحیح سازمان، نحوه استخدام نیرو می باشد. باید یک مدیر نوع صحبت و ارزیابی اولیه افراد را برای استخدام آموزش ببیند. همچنین استخدام کارمند باید هدفمند بوده و با توجه به وظایف و پوزیشنی که در نظر دارند؛ نیرو استخدام کنند.

توسعه نیرو

موضوعی که اغلب در سازمان ها به آن پرداخته نمی شود؛ توسعه نیرو می باشد. به این معنا که بعد از استخدام فرد مورد نظرتان باید به صورت مداوم و همیشگی اقدام به آموزش های لازم برای افزایش بهره وری سازمان نمایید.

چارت سازمانی

برای کسب و کارتان چارت سازمانی طراحی نمایید و از مدیر تا تک تک کارمندان را در این چارت قرار دهید.

شرح شغل

باید برای هر یک از پوزیشن های کسب و کارتان شرح شغلی را تعریف نمایید تا وظیفه هر یک از جایگاه های کاری مشخص باشد.

دستورالعمل

برای سیستم سازی کسب و کار باید شرح وظایف و دستور العمل هر یک از نیروها را به صورت کتبی به آن ها ابلاغ نمایید.

عدم وابستگی به فرد

برای موفقیت در کار، نباید بیزینس تان به فرد وابسته باشد. به عنوان مثال اگر نیرویی به دلایلی نتوانست مدتی در محل کار حضور یابد؛ سیستم بتواند وظایف فرد غایب را به خوبی انجام داده و کارها به درستی پیش رود.

چگونه سیستم سازی کنیم؟

برای درک بهتر سیستم سازی کسب و کار، ابتدا باید با تحلیل و چینش استراتژی های توسعه کسب و کار آشنا شوید.

اگه هنوز مقاله تحلیل و استراتژی رو نخوندی، پیشنهاد میکنم حتما اول اون مقاله رو بخون”

اگه بخواهیم از نقطه A به نقطه B برویم، باید اول بدانیم که نقطه A کجاست؟ برای انجام این کار باید ابتدا تحلیل مسب و مار را انجام دهیم. ما با تحلیل کسب و کارمان در واقع متوجه می شویم که الان کجای داستان قرار داریم؟

در مرحله بعد، باید بدانیم که هدف اصلی بیزینس مان کجاست و چگونه میخواهیم این مسیر رو طی نماییم. در واقع باید بدانیم نقطه B مطلوب و دلخواه ما کجاست؟ سپس، مشخص کنیم که با چه مجموعه انتخاب هایی میتوانیم به آن نقطه برسیم. بخشی از این فرایند در قسمت تحلیل کسب و کار و بخش گسترده آن در استراتژی کسب و کار است.

تا اینجا تحلیل و استراتژی به ما کمک کرده که متوجه جایگاه بیزینس مان شده و هدف گذاری صحیحی را انجام دهیم. اما در واقع تحلیل و استراتژی به ما کمک می کند چند پله از وضعیت موجود به سمت وضعیت مطلوب حرکت کنیم.

حال باید به سیستم سازی کسب و کار بپردازیم.

مزایای سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی به ما کمک می کند که:

  • روند پیشرفت را بصورت مستمر و دائمی حفظ کنیم.
  • همیشه به نقطه مطلوب بالاتری نسبت به دفعه قبل برسیم.
  • از همه مهمتر بدون اینکه نیازی به حضور خودمان باشد، کارها به بهترین شکل ممکن پیش برود.
سیستم سازی کسب و کار چیست
سیستم سازی کسب و کار برای رسیدن به نقطه مطلوب توی کسب و کار ماست که بعد از تحلیل و استراتژی قرار میگیره

سیستم سازی برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟

فرقی نمی کند که مدیر یک رستوران، هتل و یا فروشگاه هستید، اگر صاحب یک کسب و کار کوچک 10 یا 15 نفره یا یک شرکت بزرگ با بیش از 1000 کارمند باشید؛ در هر صورت آرزوی هر مدیر یا صاحب کسب و کاری این است که مطمئن باشد کارها بدوم حضورش نیز به خوبی اجرا شود.

سیستم سازی کسب و کار شامل چه چیزهایی می شود؟

در درجه اول مدیر کسب و کار باید نگرش سیستمی داشته باشد. یعنی به تمام “چیز”هایی که توی محیط کار وجود دارد؛ به دید یک جزء از سیستم نگاه کند. در واقع نباید سلیقه ای عمل کند.

مدیر باید بتواند شخصیت افراد رو بشناسد و از هر کسی در جای درستش استفاده کند. مدیر باید مدیریت بلد باشد و مدیریت اصولی و قاعده مند را آموزش ببینند.

صاحب یا مدیر کسب و کار باید بتواند سازماندهی کرده و ساختار تیمی درسای را تشکیل دهد. به عنوان مثال یک تیم فوتبال فقط داشتن بازیکن های با استعداد و دانستن اینکه در کدوم پست بازی کنند؛ کافی نیست! مربی باید بداند که با چه ساختاری این تیم را کنار هم قرار بدهد تا بهترین همکاری و نتیجه را بدست آورد.

مدیر باید بتواند سازمانش را اصولی کنترل نماید. البته کنترل کردن به معنای قید و بند گذاشتن نیست! کنترل در چارچوب سیستم سازی یک سری اصولی دارد که باید هر مدیری حتی با 1 کارمند نیز آنها را یاد داشته باشد.

جذب و استخدام درست و آموزش اعضای جدید از مهم ترین مواردی است که باید در کسب و کار یک ساز و کار اصولی و درست تعریف شود. یعنی اگر مدیر کسب و کار هم حضور نداشت، سیستم به راحتی بتواند پست های خالی را پر نماید و از عملکرد و آموزش دیدن اعضای جدید مطمئن باشد. دقت کنید که اگر تیم آموزش نبیند؛ آرام آرام رو به زوال و ریزش و نابودی می رود.

در نهایت مدیر کسب و کار باید مهارت های شبکه سازی را یاد داشته باشد تا بتواند از بین بهترین افراد هم تیمی هایی مناسب را انتخاب نماید و سعی کند که سازمانش را گسترش دهد. این موضوع  در مرحله نهایی خودش نیازمند این است که مدیر خودش مهارت های جانشین پروری را آموخته باشد و همانطور اعضای ارشد تیم هم این مهارت رو یاد بگیرند تا پست ها و صندلی ها همیشه در حال واگذاری به جوان ترها باشد. فقط در این صورت می توان به معنای واقعی گفت که یک مدیر کسب و کار اش را سیستم سازی کرده است.

جمع بندی و نتیجه گیری

سیستم سازی کسب و کار بعد از تحلیل و استراتژی قرار می گیرد. اول تحلیل می کنیم که کجاییم و کجا میخواهیم برویم و بعد برای حرکت کردن استراتژی را طراحی می کنیم. اما این سیستم سازی کسب و کار اجازه می دهد روند رشد ادامه پیدا نماید و کسب و کار همیشه در حال رسیدن به نقاط بالاتر باشد. شاید نتوان به هیچ نقطه ای از پیشرفت به عنوان نقطه نهایی اشاره کرد، اما مسلما آرزوی هر مدیری این است که بتواند هر زمانی که دوست داشت به مسافرت رفته و از کار فاصله بگیرد. این خودش یک نقطه واقعا مطلوب در کسب و کار می باشد.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *